SharePoint – das Betriebssystem der Betriebe?

SharePoint – das Betriebssystem der Betriebe?

Sie sitzen vor Ihrem Arbeitsplatzrechner und zählen die Programme durch, die sie täglich benutzen: Word und Outlook sind gesetzt, Excel und SAP braucht man, alle paar Wochen kramt man für das nächste Meeting PowerPoint hervor, die Zeiterfassungssoftware läuft, eventuell nutzen sie Messenger oder Videokonferenzen, und irgendjemand hat Ihnen mal einen Link zu einem SharePoint Teamroom geschickt – ein Dutzend Software, das man immer mal wieder braucht, und zwei weitere Dutzend hat die EDV vorausschauend gleich mitinstalliert auf Ihrem Rechner.

Stand heute: Separatismus statt Kollaboration

Blöd nur: Die meisten Programme können nicht miteinander. Alles scheint in unserer Welt mittlerweile vernetzt zu sein, und die Computer selbst sind es selbstverständlich schon länger – aber “vernetzte Software”? Gibt es nicht. Oder kaum und oft mit Kosten verbunden. Office-Pakete bündeln eine Handvoll Programme, klar. Aber so richtig reibungslos klappt der Austausch von Inhalten von – sagen wir: – der Tabellenkalkulation in die Präsentationssoftware und umgekehrt nicht.

Ein “Betriebssystem”, das alle diese Programme sinnvoll zusammenbindet und das sich um die Verwaltung der Dateien kümmert. Das den Betrieb des Betriebs vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht. Ein System, an das alle Mitarbeiter gleichermaßen angebunden sind, das eine einheitliche Benutzeroberfläche hat und mit dem man so gut wie alle Betriebsprozesse abbilden kann? Das das Wissen der Mitarbeiter und des Unternehmens erweitert und Chaos in der Dokumentenverwaltung beendet?

SharePoint – das Schweizer Messer der Collaboration

Ich bin kein Microsoft-Fan, halte aber SharePoint für dieses Schweizer Messer der Unternehmenssoftware. Der Unterschied zu anderen Social Collaboration-Tools wie Trello oder Slack oder Just oder Yammer (das mittlerweile selbst Teil von SharePoint ist): Es ist integraler Bestandteil des Office-Paketes von Microsoft und arbeitet mit Outlook, dem Dateimanager, Excel und Word nicht nur nahtlos zusammen – es bohrt die Funktionalitäten des Paketes ordentlich auf! Kein anderes Tool hat diese vollständige Integration in die meistgenutzte Bürosoftware (laut Statistischem Bundesamt 92 % Marktanteil!) – und das macht SharePoint für mich zum Betriebssystem der Betriebe.

Leider hoher Aufwand durch SharePoint

Eines vorweg: SharePoint ist ein tolles, mächtiges, als Office-Produkt vollständig in die Arbeitsplätze und -abläufe integrierbares Produkt, das sich als Intranet-Plattform geradezu alternativlos aufdrängt. Ich kenne derzeit kein besseres System für die alltäglichen kommunikativen und kollaborativen Zwecke im Unternehmen. Einerseits.

Andererseits ist SharePoint sehr aufwändig:

  • finanziell höchst aufwändig in der Beschaffung und im Betrieb,
  • personell sehr aufwändig in Konfiguration und Pflege,
  • intellektuell hoch aufwändig, weil SharePoint neue Zugänge, Workflows, Prozeduren ermöglicht und verlangt.

Es ist ganz sicher (ganz sicher!) kein Projekt, das man mal so eben an einem Freitagnachmittag projektiert.

Jeder SharePoint ist anders. Jedes Word-Dokument auch

Aber: Ein Betriebssystem für Betriebe muss zwangsläufig aufwändig sein: Jeder Betrieb ist logischerweise anders, jede Abteilung hat andere Anforderungen, und jedes Unternehmen ist individuell strukturiert. Die eine One-Click-Installation out-of-the-box kann es daher nicht geben. Das ist erstmal eine Kröte, die man als Unternehmen schlucken muss.

Dass SharePoint architektonischen und inhaltlichen Aufwand bedeutet, ist aber schnell einleuchtend: “Den” fertigen und für alle selben Brief von Word oder “das” fertige und für alle gleiche Excel-Sheet gibt es ja auch nicht. Die Software stellt allenfalls ein paar leere Templates zur Verfügung, die absichtlich rudimentär gehalten sind. Jedes Unternehmen wird sie ohnehin anpassen und “costumizen” müssen – und dann mit dem individuellen Inhalt füllen, der nötig ist.

Ein SharePoint-Intranet ist kein IT-Projekt!

Und das ist auch das Problem, warum SharePoint aus meiner Sicht bei vielen Mitarbeitern einen schlechten Ruf hat und abgelehnt wird. Die Einführung von SharePoint wird häufig nicht als langfristige und das ganze Unternehmen umkrempelnde Einführung einer neuen Arbeitsweise, einer neuen Sichtweise auf Prozesse und Abläufe, eines neuen Kommunikations- und Dialogverständnisses projektiert. Sondern als IT-Projekt betrachtet und die Software von der EDV-Abteilung an dem erwähnten Freitagnachmittag mehr schlecht als recht schnellinstalliert.

Was ich oft höre, ist folgender Dialog zwischen IT und Mitarbeiter:

“Ich habe Ihnen eine Teamsite freigeschaltet.” – “Danke, aber was kann ich denn jetzt damit machen?” – “Das ist Ihr Problem. Wir machen nur die Maschinen!”

Keine Templates, keine Mitarbeiterschulungen, nur leere weiße Seiten. Das ist aber nicht einmal das Hauptproblem.

Planung, Planung, Planung!

Was fehlt, ist eine systematisch-strategische Planung: Welche Prozesse wollen wir wie mit welchen Teilnehmern abbilden? Wie soll unser Intranet konzernweit strukturiert sein? Welche Inhalte werden wie wo abgelegt und sind wie wann von wem unter welchen Bedingungen zu finden? Eine sinnvolle SharePoint-Einführung ist ein Projekt von mindestens einem Jahr Laufzeit, um das sich mehrere Projektmitarbeiter hauptamtlich kümmern müssen. Das sage ich nicht, weil ich als Berater möglichst viele Stunden abrechnen möchte. Sondern, weil nur dann das Intranetprojekt den nötigen Reifegrad erreichen kann, um wirklich zu einer Arbeitserleichterung zu werden, zu einem effizienten und effektiven Tool, das von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert und täglich genutzt wird.

Lutz Hirsch, der sich seit Jahren mit Intranets befasst, sagt:

Wichtig ist somit, dass das Unternehmen erkannt hat, dass ein Social Intranet kein Technologieprojekt ist, sondern eine andere Art zu arbeiten.

Das sehe ich – als Nicht-ITler verständlicherweise – genau so. Ein Betriebssystem, das die Betriebsabläufe neu sortiert, strukturiert, definiert, ist eine Aufgabe des gesamten Unternehmens. Die Installation einer Software ist es nicht.

Ad-hoc geht es nicht

Grundlegende Fragen, die geklärt werden müssen – noch bevor die erste TeamSite befüllt wird:

  • Wie organisieren wir das Intranet? Analog des Organigramms, oder analog unterschiedlicher Fragestellungen? Oft ist die zweite Herangehensweise die bessere.
  • Welche “Inhaltstypen” sind konzernweit einheitlich? Sehen Rechnungen immer gleich aus, haben Anträge immer ähnliche Felder, sind Freigabeprozesse homogenisierbar?
  • Welche Workflows sind konzernweit wichtig und ähnlich?
  • Welche Schlagworte beschreiben einzelne Aspekte unserer Inhalte und Organisationsformen am besten?

Die Antworten auf diese Fragen (und einige andere) müssen vorher feststehen, damit die Planung des Intranets sinnvoll erfolgen kann. Natürlich ist ein Intranet ein flexibles und atmendes Konstrukt, das jeden Tag auf neue Entwicklungen reagieren muss. Wer allerdings einen Porsche baut, obwohl er einen Traktor braucht, wird auf dem Acker nicht glücklich…

Ein Betriebssystem muss die Anforderungen kennen, die die Anwender haben, um sie einzulösen. Es muss die Strukturen kennen, denen es dienen soll. Es muss die Peripheriegeräte sinnvoll einbinden, damit alle sie nutzen können. Die grundlegenden Schnittstellen müssen also geplant werden. Sind sie berücksichtigt, boostet ein solches Betriebssystem den Betrieb auf ein neues Niveau.

Ein Change- und Kommunikationsprojekt

SharePoint kann das prinzipiell alles: Es kann alle nötigen Office-Programme inhaltlich miteinander vernetzen, kann Prozesse strukturieren und vereinheitlichen. Und den Mitarbeitern einzeln und dem Unternehmen im Ganzen einen großen Effizienzgewinn bringen. Es muss nur richtig geplant sein (siehe oben). Daher mein Hilferuf: Betrachtet das Intranet, betrachtet SharePoint bitte, bitte nicht als reines IT-Projekt. Dann scheitert es. Betrachtet es als Change- und Kommunikationsprojekt, als Organisations-, Schulungs- und Mitarbeiterbeteiligungsaufgabe. Und nehmt Geld in die Hand für den langen Planungsprozess. Dann aber wird am Ende ein vernetztes Betriebs-System stehen, das Einzelprogramme und Sonderanwendungen weitgehend unnötig macht. Das “Management by E-mail” unnötig macht. Das die Suche nach Dateien, Informationen, Wissen und Experten drastisch vereinfacht: man sucht nicht mehr, man findet. Selbst die abteilungseigenen Ordnerstrukturen sind dann unnötig: Der SharePoint speichert für Sie!

Das ist Enterprise 2.0: Digitalisierung nicht um der Digitalisierung willen, sondern weil sie die Arbeit und die Organisation erheblich vereinfacht.

WordPress – das Betriebssystem des Web?

WordPress – das Betriebssystem des Web?

Heute ging mit WordPress 4.4 wieder eine neue Version meines Lieblings-CMS online. Und gleichzeitig hat WIRED ein Interview mit WordPress-Erfinder Matt Mullenweg geführt, das voller Visionen ist. Beides zusammen ergibt einen guten Grund, ein würdiges erstes Posting für WordPressEnthusiast.com zu fabrizieren. (Selbstverständlich mit WordPress 4.4! :-))

WordPress führt mit großem Abstand

WordPress läuft mittlerweile auf jeder vierten Webseite – und ist damit das absolut führende Content Management System weltweit. Das liegt natürlich an vielen Faktoren. Matt Mullenweg hält allerdings einen Faktor für besonders entscheidend: die Offenheit des Systems. Jeder, der mitmachen möchte, kann sich konstruktiv einbringen. Das System wird so permanent besser:

Ich bin ein großer Fan des Open-Source-Gedankens: Er versammelt Menschen um ein gemeinsames Ziel. Was wir als Community schaffen können, ist weit besser als alles, was ein Programmierer oder ein Unternehmen für sich allein fertig bringt. Weil es auf viele unterschiedliche Einsichten und Ideen aufbauen kann.

Eine Fülle von Plug-Ins

Der große Vorteil, den quelloffene Software mit sich bringt, ist eine große Fülle an Erweiterungen. Ich kenne kein anderes CMS, das über so viele Plug-ins für so viele unterschiedliche Aufgabenstellungen verfügt: Man kann auf Knopfdruck ein eBook erstellen, mit einem Klick ein Social Network starten oder ein Event organisieren – es gibt fast nichts, was freie Programmierer nicht kostenlos für WordPress bereitstellen würden.

Auch IT-Flaggschiffe setzen auf das CMS

Wo viele Köche die Suppe salzen, wird der ein oder andere IT-Purist natürlich skeptisch: Ist eine solche Quelloffenheit nicht ein großes Sicherheitsproblem? Wenn fast jeder ein Plug-in beisteuern kann, ist dann nicht die Gefahr von Backdoors und Trojanern groß? Matt Mullenweg entkräftet diese Befürchtungen, in dem er die Firmen aufzählt, die WordPress einsetzen. *Ironie on* Kleine, finanzarme Mittelständler mit wenigen hundert Zugriffen pro Monat. *Ironie off*

Alle möglichen Unternehmen vertrauen uns, von UPS und TED bis zu Vanguard, einem Finanzdienstleister. […] Nehmen wir Facebook als Beispiel: Alles, was auf fb.com erscheint, läuft über unsere Server — zum Beispiel die Pressemitteilungen und Informationen für Aktionäre. Facebook ist eines der besten Technikunternehmen der Welt, und wir sind die Spezialisten, wenn es um WordPress geht.

WordPress soll für alles taugen

Facebook hat für mich das Zeug, das Intranet des Web zu werden: Eine geschlossene Online-Plattform, die alle digitalen Dienste bereithält, die für das Unternehmen nötig sind, und an die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angeschlossen, sind. Matt Mullenweg interessiert sich natürlich nicht für Intranets, die nur eine Sonderanwendung des Web sind. Mullenweg hat das Netz als Ganzes im Blick. Und wagt daher eine erstaunlich anmutende Prognose:

Ich glaube, WordPress hat das Potenzial, zu einer Art Betriebssystem für das Internet zu werden. Wir bauen etwas, das leicht zu erlernen, robust und zugleich flexibel genug ist, um die Mehrheit aller Websites zu betreiben. […] Wir müssen zeigen, dass WordPress für alles mögliche taugt, egal ob Bank, Magazin oder privates Blog.

Ganz abseitig ist diese Vision keinesfalls: Wenn heute schon jede vierte Website mit WordPress läuft und es die beiden auf den Plätzen folgenden CMS Joomla und Drupal zusammen nicht einmal auf fünf Prozent schaffen, dann wird die Bedeutung von WordPress für das Publizieren im Netz sehr deutlich. WordPress hat so knapp 60 Prozent Marktanteil – fehlen nur noch 40 Prozent. Ich halte das für machbar. Und es spricht ja auch nichts dagegen, dass auch weiterhin ein paar winzige exotische Betriebssysteme mit dem Marktführer koexistieren können. Wichtig ist nur: Matt Mullenweg gehen die Ideen noch lange nicht aus, und alle Mitbewerber müssen sich sicherlich warm anziehen:

Ich denke, vor uns liegen noch Jahrzehnte an Arbeit. Das ist meine Lebensaufgabe. Ich möchte den Rest meiner Tage damit verbringen, WordPress zu verbessern, weil ich glaube, dass die Welt und das Web eine Open-Source-Plattform verdienen, die jeder von uns nutzen kann.

Oder wie es sein berühmtestes Plug-in wohl ausdrücken würde: “Golly Gee fellas, have a little faith in me fellas…”

Relaunch der Akademie für Gesundheitsberufe

Relaunch der Akademie für Gesundheitsberufe

Die Akademie für Gesundheitsberufe Heidelberg ist eine der führenden Ausbildungsstätten für das Gesundheitswesen in Deutschland. Die Zielgruppen sind sowohl Professionals der Pflege, die sich fort- und weiterbilden möchten. Vor allem aber wendet sich die Akademie mit ihren zwölf Ausbildungsgängen an Berufsanfänger. An Digital Natives also, denen die alte Webseite der AfG merkwürdig aus der Zeit gefallen erschien. Und in der Tat: Die alte Webseite war wirklich nicht mehr zeitgemäß und keine Werbung für eine Einrichtung dieser Reputation. Ein kompletter Relaunch hin zu einer aufgeräumten und responsiven Seite war der einzig gangbare Weg.

Relaunch heißt sortieren

Jetzt macht die AfG nicht nur auf allen Endgeräten eine gute Figur. Auch die Inhalte sind sauber strukturiert: Ausbildungen und die anbietenden Schulen, Tages-Fortbildungen sowie Langzeit-Weiterbildungen und -Qualifizierungen sind nun nur noch einen Klick entfernt. Und auch die Inhalte sind vereinheitlicht: Vorher waren verwirrend individuell formulierte und (leider) gestaltete Freitexte zu den einzelnen Veranstaltungen Standard. Nun sind alle Texte klar durchstrukturiert und alle wichtigen Daten finden sich immer an der gleichen Stelle.

Klarere Sprache

Auch die Texte selbst habe ich einer journalistischen Überarbeitung unterzogen: Sie sind jetzt kürzer und verständlicher und ohne akademisierenden Schwulst. Neu eingeführte Templates mit einheitlichen Textfeldern und vorgegebenen Überschriften haben das vorige kreative Chaos bereinigt und aufgeräumt, ohne allzu klinisch und steril zu wirken. Optisch boten sich runde, grün umrandete Fotos als grafische Elemente an, die die kleinen Kreise im Logo der AfG  zitieren.

Der Relaunch war hauptsächlich redaktioneller Art, um der Akademie für Gesundheitsberufe im Netz ein einheitliches, aufgeräumtes, gegliedertes und stringentes Erscheinungsbild zu geben. Mittlerweile haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der AfG die redaktionelle Pflege der Seite wieder übernommen.

Eine App für Patienten und Besucher

Eine App für Patienten und Besucher

Selbstverständlich braucht ein europaweit führendes Universitätsklinikum eine App für Patienten. Sie können ihr Smartphone im Universitätsklinikum Heidelberg in den allermeisten Bereichen gerne benutzen – das Klinikum bietet sogar freies Patienten-WLAN an.

Besser zurechtfinden auf dem Klinikumsgelände

Wir haben im Herbst 2013 angefangen, diese App zu entwerfen. Sie sollte es Patienten und Besuchern ermöglichen, sich auf dem doch etwas unübersichtlichen Klinikumsgelände zurechtzufinden:

  • Wo parken Sie am besten und wo befindet sich die nächstgelegene Straßenbahnhaltestelle?
  • Was ist das Besondere der Klinik, in der Sie behandelt werden müssen, und wie erreichen Sie diese?
  • Was benötigen Sie für einen stationären Aufenthalt, wo finden Sie einen Geldautomaten, wann haben die Cafeterien geöffnet?
  • Aber auch: Wie heißt der Chefarzt Ihrer Klinik, und wie sieht er aus?
  • Welche Rufnummer hat die Uveitis-Ambulanz, und wann ist dort geöffnet?

Kulturangebot und Nobelpreisträger-Spaziergang

Damit die App für Patienten aber nicht allzu “steril” wirkt und Sie sie auch außerhalb des Patientenzimmers nutzen können, haben wir das umfangreiche Kulturprogramm des Klinikums mit aufgenommen. Die App für Patienten führt Sie zu kliniknahen Sehenswürdigkeiten wie dem Botanischen Garten neben der Medizinischen Klinik, zur weltweit einzigartigen Prinzhorn-Sammlung an der Psychiatrischen und durch den Skulpturenpark der Orthopädischen Klinik in Schlierbach. Und weil in Heidelberg auch einige Medizin-Nobelpreisträgerinnen und -träger wirkten und wirken, können Sie sich mit der App für Patienten auf einen rund zweistündigen geführten Spaziergang zu den Wirkungsstätten dieser großen Ärztinnen und Ärzte begeben.

App für Patienten in Eigenleistung entstanden

Redaktionell ist die App für Patienten komplett im Medienzentrum des Universitätsklinikums entstanden. Das Content Management System stammt vom Frankfurter Startup »GuideWriters«, denen ich für die tolle Zusammenarbeit danken möchte!

Sie sind neugierig? Ich bin es auch!

Sie sind neugierig? Ich bin es auch!

Öffentlichkeitsarbeit befindet sich in einem umfassenden Wandel: Jeder Mitarbeiter, jeder Kunde, jeder „Kontakt“ meines Unternehmens ist zugleich ein (un)freiwilliger Botschafter für meine Organisation – mit einer Reichweite über Social Networks, die bis vor wenigen Jahren noch unvorstellbar gewesen wäre. Daher ist PR und Öffentlichkeitsarbeit künftig keine einsame Aufgabe einer weitgehend isoliert arbeitenden Pressestelle mehr. PR ist eine Aufgabe aller Mitarbeiter!

Seit über 15 Jahren mache ich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für große öffentliche Arbeitgeber. Und überall zeigte sich: Jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin wird zum „Gesicht“ für die Organisation – im Guten wie im Schlechten. Ich zeige Ihren Kollegen und „Mitstreitern“, wie sie mit einigen Grundregeln, Formulierungen und einfachen Reaktionsmöglichkeiten ein positives Image für Ihr Unternehmen erzeugen können – Tag für Tag.

Botschafter, die freiwillig und glaubwürdig für ihre Organisation stehen, sind die besten Multiplikatoren. Wie Sie sie effektiv einsetzen in „echten“ großen PR-Kampagnen – auch das zeige ich Ihnen anhand großartiger Beispiel-Kampagnen.