Eines vorweg: SharePoint 2013 ist ein tolles, mächtiges, als Office-Produkt vollständig in die Arbeitsplätze und -abläufe integrierbares Produkt, das sich als Intranet-Plattform geradezu alternativlos aufdrängt. Ich kenne derzeit kein besseres System für die alltäglichen kommunikativen und kollaborativen Zwecke im Unternehmen. Einerseits.

Andererseits ist SharePoint 2013 sehr aufwändig: Finanziell aufwändig in der Beschaffung und im Betrieb, personell aufwändig in Konfiguration und Pflege, intellektuell aufwändig, weil SharePoint 2013 neue Zugänge, Workflows, Prozeduren ermöglicht und verlangt. Es ist ganz sicher (ganz sicher!) kein Projekt, das man mal so eben an einem Freitagnachmittag projektiert.

Wenn ein Universitätsklinikum für rund 12.000 Mitarbeiter und rund 100 unterschiedliche Organisationseinheiten ein neues Intranet haben möchte, ist das ein großes Projekt.

SharePoint 2013 für ein Universitätsklinikum

Ein solches Projekt habe ich 2013 angeschoben. Serverfarm und alles technische wurde und wird sinnvollerweise von der IT-Abteilung gestemmt, und die Planung und Konfiguration konnten wir – auch das ist naheliegend – nur zusammen mit einem Experten machen. Jedenfalls können sich die Eckdaten sehen lassen:

  • 100 SiteCollections – eine pro Klinik bzw. Tochterunternehmen und Geschäftsbereich.
  • 12.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sie alle erhalten Zugriff auf die Seiten ihrer Organisationseinheit sowie auf alle öffentlichen Seiten.
  • Hunderte Formulare, Standard Operating Procedures (SOPs), Termine und Wiki-Einträge.
  • Pro SiteCollection mindestens zwei verantwortliche SharePoint-Redakteurinnen und -Redakteure. Bedeutet Schulungen und Support für 200 Mitarbeiter.

Und das alles ohne die tollen Social Features, die SharePoint 2013 zu einer zeitgemäßen Austausch- und Infoplattform machen; diese Funktionen schalten wir erst in einem nächsten Schritt frei.

Strukturierte Daten versus PlainText

Die wichtigste Aufgabe war auch hier: Struktur, Struktur, Struktur! Wie sollen die einzelnen SiteCollections aufgeteilt werden, welche Funktionalitäten sind einheitlich auf allen Webseiten zu finden – und wie sehen die Inhaltstypen aus?