Ein neues Intranet mit SharePoint 2013

Ein neues Intranet mit SharePoint 2013

Eines vorweg: SharePoint 2013 ist ein tolles, mächtiges, als Office-Produkt vollständig in die Arbeitsplätze und -abläufe integrierbares Produkt, das sich als Intranet-Plattform geradezu alternativlos aufdrängt. Ich kenne derzeit kein besseres System für die alltäglichen kommunikativen und kollaborativen Zwecke im Unternehmen. Einerseits.

Andererseits ist SharePoint 2013 sehr aufwändig: Finanziell aufwändig in der Beschaffung und im Betrieb, personell aufwändig in Konfiguration und Pflege, intellektuell aufwändig, weil SharePoint 2013 neue Zugänge, Workflows, Prozeduren ermöglicht und verlangt. Es ist ganz sicher (ganz sicher!) kein Projekt, das man mal so eben an einem Freitagnachmittag projektiert.

Wenn ein Universitätsklinikum für rund 12.000 Mitarbeiter und rund 100 unterschiedliche Organisationseinheiten ein neues Intranet haben möchte, ist das ein großes Projekt.

SharePoint 2013 für ein Universitätsklinikum

Ein solches Projekt habe ich 2013 angeschoben. Serverfarm und alles technische wurde und wird sinnvollerweise von der IT-Abteilung gestemmt, und die Planung und Konfiguration konnten wir – auch das ist naheliegend – nur zusammen mit einem Experten machen. Jedenfalls können sich die Eckdaten sehen lassen:

  • 100 SiteCollections – eine pro Klinik bzw. Tochterunternehmen und Geschäftsbereich.
  • 12.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sie alle erhalten Zugriff auf die Seiten ihrer Organisationseinheit sowie auf alle öffentlichen Seiten.
  • Hunderte Formulare, Standard Operating Procedures (SOPs), Termine und Wiki-Einträge.
  • Pro SiteCollection mindestens zwei verantwortliche SharePoint-Redakteurinnen und -Redakteure. Bedeutet Schulungen und Support für 200 Mitarbeiter.

Und das alles ohne die tollen Social Features, die SharePoint 2013 zu einer zeitgemäßen Austausch- und Infoplattform machen; diese Funktionen schalten wir erst in einem nächsten Schritt frei.

Strukturierte Daten versus PlainText

Die wichtigste Aufgabe war auch hier: Struktur, Struktur, Struktur! Wie sollen die einzelnen SiteCollections aufgeteilt werden, welche Funktionalitäten sind einheitlich auf allen Webseiten zu finden – und wie sehen die Inhaltstypen aus?

Relaunch der Akademie für Gesundheitsberufe

Relaunch der Akademie für Gesundheitsberufe

Die Akademie für Gesundheitsberufe Heidelberg ist eine der führenden Ausbildungsstätten für das Gesundheitswesen in Deutschland. Die Zielgruppen sind sowohl Professionals der Pflege, die sich fort- und weiterbilden möchten. Vor allem aber wendet sich die Akademie mit ihren zwölf Ausbildungsgängen an Berufsanfänger. An Digital Natives also, denen die alte Webseite der AfG merkwürdig aus der Zeit gefallen erschien. Und in der Tat: Die alte Webseite war wirklich nicht mehr zeitgemäß und keine Werbung für eine Einrichtung dieser Reputation. Ein kompletter Relaunch hin zu einer aufgeräumten und responsiven Seite war der einzig gangbare Weg.

Relaunch heißt sortieren

Jetzt macht die AfG nicht nur auf allen Endgeräten eine gute Figur. Auch die Inhalte sind sauber strukturiert: Ausbildungen und die anbietenden Schulen, Tages-Fortbildungen sowie Langzeit-Weiterbildungen und -Qualifizierungen sind nun nur noch einen Klick entfernt. Und auch die Inhalte sind vereinheitlicht: Vorher waren verwirrend individuell formulierte und (leider) gestaltete Freitexte zu den einzelnen Veranstaltungen Standard. Nun sind alle Texte klar durchstrukturiert und alle wichtigen Daten finden sich immer an der gleichen Stelle.

Klarere Sprache

Auch die Texte selbst habe ich einer journalistischen Überarbeitung unterzogen: Sie sind jetzt kürzer und verständlicher und ohne akademisierenden Schwulst. Neu eingeführte Templates mit einheitlichen Textfeldern und vorgegebenen Überschriften haben das vorige kreative Chaos bereinigt und aufgeräumt, ohne allzu klinisch und steril zu wirken. Optisch boten sich runde, grün umrandete Fotos als grafische Elemente an, die die kleinen Kreise im Logo der AfG  zitieren.

Der Relaunch war hauptsächlich redaktioneller Art, um der Akademie für Gesundheitsberufe im Netz ein einheitliches, aufgeräumtes, gegliedertes und stringentes Erscheinungsbild zu geben. Mittlerweile haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der AfG die redaktionelle Pflege der Seite wieder übernommen.